Das Schlagwort „kollaboratives Arbeiten“ (zusammen arbeitend) kursiert heutzutage in den meisten Unternehmen.
Jede Führungspersönlichkeit und jeder Mitarbeiter scheint genau zu wissen, was darunter zu verstehen ist und wie kollaboratives Arbeiten in den Arbeitsalltag integriert wird. Eine genauere Betrachtung zeigt jedoch, dass mitunter große Unkenntnis und Unsicherheit in Unternehmen und Abteilungen herrschen. Es werden zwar verschiedene Software- und Hardwarelösungen eingesetzt, jedoch oft nicht zielführend und ohne das gewünschte Ergebnis. Damit kollaboratives Arbeiten zu Erfolg und Produktivität führt, bedarf es einigen Voraussetzungen und Kenntnissen.
Damit das ganze Potenzial kollaborativen Arbeitens ausgeschöpft werden kann, sind gute technische Voraussetzungen natürlich unabdingbar.
Hierzu zählen z. B. eine moderne EDV, eine schnelle Internetverbindung und eine aktuelle Hard- und Software.
Noch wichtiger ist allerdings, dass die Mitarbeiter den Umgang damit souverän beherrschen. Deshalb sind interne Schulungen in den Grundlagen der Infrastruktur und des kollaborativen Arbeitens sehr wichtig. Aus diesem Grund gilt es folgende Fragen zu beantworten:
Welche Ziele werden durch die Nutzung kollaborativer Hard- und Software verfolgt?
Inwieweit bieten kollaborative Arbeitsmethoden einen Mehrwert im Vergleich zur aktuellen Arbeitsweise?
Welche Flexibilität kann gewährleistet werden?
Gibt es Prinzipien und Vorgaben, die beachtet werden müssen?
Welche Erwartungen haben Führungskräfte?
Die Antworten auf diese Fragen können die Einführung und Planung eines kollaborativen Arbeitsmodells erleichtern.
Der Markt für kollaborative Hard- und Software ist schwer zu überschauen. Es gibt zahlreiche Angebote und Hersteller. Der Softwarebereich wird von Anbietern wie Microsoft, Google und Dropbox dominiert. Hardwareseitig gibt es z. B. Produkte von Barco und BenQ.
Damit Unternehmen sich für die richtigen Produkte entscheiden, sollten sie ihre Anforderungen genau kennen und beispielsweise folgende Aspekte hinterfragen:
Welches Aufgabenspektrum soll mit den Produkten abgedeckt werden?
Sind bereits sinnvolle Tools im Einsatz?
Womit kennen sich die Mitarbeiter bereits aus bzw. welche Systeme verwenden sie bereits?
Wie hoch ist das Budget inkl. Wartung und Pflege?
Sind die gewünschten Produkte zukunftssicher und anpassungsfähig?
Kollaboratives Arbeiten wird quasi in harmonischen Teams als Teamarbeit bereits in vielen Unternehmen praktiziert.
Gemeinsame Projekte und interne Abstimmungen verlangen eine gegenseitige und gemeinsame Erfüllung der Aufgaben. Kollaboratives Arbeiten sollte allerdings immer dann thematisiert werden, sobald neue Soft- und Hardware bzw. eine neue Arbeitsmethodik (z. B. Home Office) eingeführt werden.
Dabei ist insbesondere auf eine klare Struktur, Richtlinien und die Benennung von Zuständigkeiten zu achten. Denn nur so gibt es eine gewisse Sicherheit und die Einarbeitung wird erleichtert. Klare Strukturen helfen dabei sowohl den Mitarbeitern als auch den Führungskräften in Hinblick auf die Qualitätssicherung und Protokollierung von Abläufen.
Der Geschäftsalltag ist häufig geprägt von zahlreichen Meetings und Besprechungen. Umso ärgerlicher ist es dann, wenn es diesbezüglich aufgrund technischer Probleme zu Zeitverzögerungen oder Ausfällen kommt. Damit ein problemloses kollaboratives Arbeiten auch während den Meetings möglich ist, gibt es innovative Hardwarelösungen von diversen Herstellern.
BenQ InstaShow
BenQ hat z.B. mit seinem Produkt „InstaShow“ bestehend aus dem WDC10 (Anschluss HDMI, 16 Teilnehmer), dem WDC10C (Anschluss USB-C, 16 Teilnehmer) und dem WDC20 (Anschluss HDMI, Split-Screen, mobile Sharing, bis zu 32 Teilnehmer) ein Plug-and-Play Präsentationssystem für kabelloses Full-HD Streaming in Meetings in seinem Portfolio.
Die Lösung von BenQ gestattet es Meeting-Teilnehmern ohne Treiberinstallation von eigenen Geräten aus zu präsentieren und ist kompatibel mit allen Betreibssystemen und Hardwareploattformen. Mit nur einem Tastendruck können bis zu 32 Teilnehmer eines Meetings schnell und unkompliziert Bildschirminhalte von ihren Notebooks in Full-HD-Qualität auf den zentralen Bildschirm im Tagungsraum übertragen. Einzige Voraussetzung sind eine HDMI und USB 3.0-Schnittstelle oder eine USB-C Schnittstelle.
Mit „Bring your own device“ hält ein neuer Branchentrend Einzug in die Unternehmenswelt.
Darunter zu verstehen ist die Verwendung privater und selbst ausgewählter Endgeräte durch die eigenen Mitarbeiter. Dadurch können die Mitarbeiter in Meetings und Konferenzen ihre Inhalte vorstellen und auf Großbild präsentieren. Die verwendeten Endgeräte sind hauptsächlich Smartphones und Tablets, seltener Computer und Notebooks. Je nach Unternehmenskultur steht den Mitarbeitern ein Budget zur Anschaffung eigener Endgeräte zur Verfügung. Viele Unternehmen gehen mittlerweile dazu über BYOD-Programme bzw. Software zu implementieren.
Zusammenfassung für ein erfolgreiches kollaboratives Arbeiten:
Kommunikation ist alles – Anstehende Maßnahmen und Veränderungen müssen kommuniziert werden
Der Nutzen und die Vorteile müssen jedem Mitarbeiter deutlich sein - Klare Richtlinien und Strukturen sind unabdingbar
Die Erfahrung der Mitarbeiter sollte genutzt werden indem sie in die Planung einbezogen werden
Die Arbeitsweise muss an die neuen Hard- und Software angepasst werden
Änderungen müssen sukzessive umgesetzt werden - Eine Evaluation und Anpassung der neuen Arbeitsweise ist regelmäßig notwendig